Staj Rehberi#2 — Niyet Mektubu

Bu yazıya başlamadan önce, konu hakkındaki Youtube videomu da izlemek isteyebilirsiniz.

İnternette hızlı bir arama, özgeçmişle ilgili dağınık da olsa pek çok kaynağa ulaşım sağlıyor. Gerekirse yeterli bir arama sonucunda iyi özgeçmiş şablonları bulmak, bunlar üzerinden önerilere göre özgeçmiş hazırlamak mümkün.

Ancak özellikle akademik stajlarda veyahut yurtdışı stajlarında istenen, hakkında bilgi çok daha az olan niyet mektupları başvuruların en sancılı noktalarından bir tanesi. Bazılarımız yazmıyoruz, yazarsak da yanlış yazıyoruz, yetersiz yazıyoruz.

Bu yazıda, genel olarak bir niyet mektubunun ne olduğundan, ne durumlarda önemli olduğundan, içeriğini tasarlarken nelere dikkat etmemiz gerektiğinden bahsedeceğim.

Başlamadan önce, eğer konuyla ilgili bir özgeçmiş hazırlamanın önemli noktalarından bahsettiğim aşağıdaki yazımı okumadıysanız, tavsiye ederim.

Niyet mektubunun yanı sıra, bir “cover mail” nasıl atılır bu yazıda biraz ondan da bahsetmeye çalışacağım. Şirketle veyahut hocayla iletişime geçilecek olan ilk mail, başvuruların en önemli kısımlarından birisidir, kendi içinde kısa bir niyet mektubu görevi görür, yeterince ilgi çekici ve bilgilendirici olmalı, aşırı detaya girmeden okuyanın cevaplamak isteyeceği bir mail olmalıdır.

Şimdi sizin aklınızda iki soru var. Niyet mektubu nedir, nasıl yazılır?

Niyet mektubu, başvurunuz esnasında kendinizi insanlaştırmanızı, başvurudaki ve özgeçmişinizdeki bilgileri belli bir bağlam içerisine yerleştirmenizi sağlar. Özgeçmişinizi inceleyen kişi, mektubunuzu okuduğunda sizle belli bir bağ kurma, bu bağın sonucunda sizi bir istatistikten ziyade siz olarak görebilme şansını yakalar. İyi bir mektup sayesinde, düşük bir ortalamanın veyahut akademik geçmişinizdeki eksiklerin etkisi azaltabilir, kabul alma şansınızı arttırabilirsiniz.

Maalesef ki, akademik başvurularda çok daha ciddiye alınmakla birlikte, pek çok şirket staj başvurularında niyet mektubunu istememekte ya da zorunlu tutmamakta. Bunun sonucunda, gözlemlediğim kadarıyla bu mektuplar çok ciddiye alınmıyor, sonucu aşırı etkilemiyor. Ancak içinde bulunduğumuz yarışta her geçen gün sınırlar daha yukarıya çıkarken, an itibariyle aşırı önemli bir konumda olmasa da gelecekte niyet mektubunun daha önemli olacağını görmek zor değil. Her geçen yıl rekabet artıyor, başarının sınırları tekrardan belirleniyor, belli bir zaman sonra şahsi fikrimce niyet mektupları başvurularda çok daha önemli yer kaplayacak, belki de kaplamaya başladı.

Niyet mektubunda bahsetmeniz gerekenler, sizin kim olduğunuz, motivasyonlarınız, yetenekleriniz ve donanımlarınız, başvurduğunuz şirket/okul/hoca ile neden uyumlu olacağınızı düşündüğünüz, bu fırsatın neden sizin için önemli olduğu… Bu bilgilerin hepsini, mümkün olduğunca kısa ve öz bir şekilde karşı taraftaki kişiye hem sizle empati kurmasını sağlayacak, size karşı bir sempati oluşturacak, eksiklerinizi değerlendirenin gözünde kapatacak, sizi şirkete aldırmak isteyecek şekilde vermelisiniz.

Başta söylediğim gibi, pek çok kişi başvurularda niyet mektubu yazmamayı tercih ediyor, bunun sebebini şu ana kadar anladığınızı tahmin ediyorum, bu süreç hem yorucu, hem de yeri geldiğinde yıpratıcı bir süreç. Özgeçmiş hazırlamak gibi var olan bilgileri güzel bir formatta yerleştirip sunmak yetmiyor, bir anlatıma, bir duygusallığa da ihtiyaç var, karşılıklı iletişimin çok daha güçlü olduğu bir başvuru formu aslında niyet mektubu.

Yazılan mektuplarda en sık yapılan hata ise, mektupları genele hitap edecek şekilde yazmak. Yüzlerce şirkete başvurmak, başvuruların tamamı neredeyse aynı olduğunda çok kolay hale geliyor. Aşırı detaylı başvuru sistemleri/formları olmadığı sürece, pek çok başvuru on dakikadan daha kısa bir sürede bitebiliyor, ancak her şirkete ayrı bir niyet mektubu yazmaya kalksa idik, başvuruları kesinlikle bitiremezdik. Dolayısıyla genele hitap edecek tek bir mektup yazıp, bazen ad bile koymayarak her yere göndermeye çalışıyoruz.

Buradaki problem ise, yeteneğin işe alımdaki tek etken olmaması, motivasyon belki yetenek ve tecrübe kadar, belki de daha büyük bir etken. İşini seven bir insan yeterince çalışırsa öğrenebilir, fakat işini sevmeyen birisi kağıt üstünde çok iyi olsa da yeterli başarıyı gösteremeyecektir. Dolayısıyla mektuplarda başvurduğunuz yere dair spesifik motivasyonlarınızın yer alması, kabul alma şansınızı onlarca kat arttıracaktır.

Tabii ki her şirkete özel ayrı ayrı yüz tane mektup hazırlamayacaksınız. Her başvuruda niyet mektubu yazmaya tabii ki gerek yok. Aynı şekilde, tüm mektubu değiştirmeye de gerek yok. Size birazdan aşağıda sunacağım genel şemada şirket/okul/hoca’ya özel olan kısımları yalnızca gerçekten özel olarak motivasyonlarınızı ifade edebileceğiniz başvurularınızda yenileyip, onlara gönderebilirsiniz.

Hemen aşağıda, bir niyet mektubunun genel yapısını veriyorum.

Sayın X Şirketi,

Ben Alperen Keleş, ODTÜ Bilgisayar Mühendisliği 4. sınıf öğrencisiyim. Şirketinizde Y konusunda yaz stajyeri olarak yer almak isterim.

Öncelikle size biraz kendimden bahsedeyim. ____________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Y konusuyla daha önceden ___________________________________________ şeklinde ilgim oluştu, ________________________________________________ şekilde tecrübelerim mevcut.

Şirketinizle ilgili _________________________________________ şeklinde bilgim mevcut, Y konusundaki Z bölümünüzün A, B, C projelerinizi _________

_____________________________ sebeplerinden dolayı beğeniyorum, bu projelerde yer almayı çok isterim.

Saygılarımla,

Alperen Keleş

Tabii ki kendinize göre özelleştireceğiniz bu genel altyapı, pek çok niyet mektubunda görebileceğiniz bir temele dayanıyor. Kendinizi tanıttıktan sonra, motivasyonlarınızdan ve arka planınızdan bahsetmeli, başvurunuzun sebebini açıklamalısınız. Başvuru motivasyonlarınız okuyan kişi için önemli olmakla birlikte, sizin başvurunuzun diğer başvuruların yanında farklı bir şekilde durabilmesine yardımcı olacaktır.

Aşağıda benim 2. sınıfta bir yaz stajı için yazdığım bir niyet mektubunu sizle paylaşacağım, bu mektup, genel altyapı itibariyle o zaman da beğenilmesine rağmen, en büyük problemi başvurduğum okulla ilgili yeterli detaya ve ilgiye sahip olmaması, aşırı genel yazılmasıydı, nitekim bu mektup sonucunda mülakata dahil alınmadım. Ancak nereden başlayacağını bilemeyenlere bir giriş olması amacıyla yine aşağıda iletiyorum.

Doktora başvurularım daha sonuçlanmadığı için maalesef bu yıl doktora için yazdığım niyet mektuplarını paylaşamıyorum, ancak sonuçlar geldikten sonraki süreçte onları da bu yazıya ekliyor olacağım.

Niyet mektupları, genel olarak aşırı öznel yapılar olup, kişiden kişiye nasıl yazılacağı, nelerin yazılacağı değişiyor, aynı şekilde okuyanın da beklentileri çok farklı oluyor. Dolayısıyla kendinizi en iyi şekilde nasıl tanımlayacağını düşünürseniz, o şekilde bir mektup yazmanız en iyisi olur. Ben yine de, MIT Admission Blog üzerinde yüksek lisans başvuru mektupları için verilmiş olan bir şemayı sizle paylaşacağım, belki benim verdiğim şemanın üstüne biraz daha netleştirme şansı bulmuş olursunuz kafanızdaki sistemi.

Yukarıdaki linkte, şu şekilde bir paragraf geçiyor.

Here’s an organization I would recommend: (1) passionate hook; (2) segué to your background in the field; (3) specific classes by title and professors you have had (especially if well-known in the field); (4) related extracurricular activities (especially if they hint at some personal quality you want to convey); (5) any publications or other professional accomplishments in the field (perhaps conference presentations or public readings); (6) explanations about problems in your background (if needed); and (7) why you have chosen this grad school (name one or two professors and what you know of their specific areas or some feature of the program which specifically attracts you).

• İlginç Giriş
• Alandaki arka plan bilgisi
• Aldığınız dersler ve bu dersleri aldığınız(özellikle alanında biliniyorsa) hocalar
• Alakalı ders dışı aktiviteler
• Makaleler, ödüller, profesyonel başarılar
• Arka planınızdaki problemler(boşluklar, kötü kısımlar) ile ilgili açıklamalar
• Neden bu okulu seçtiğiniz

Ben kendi mektuplarımı hazırlarken, bu şemadan yararlanmıştım, yukarda verdiğim şablon da bu şemanın basitleştirilmiş bir hali idi aslında.

Aynı şekilde, yukarıdaki dosyada size bir mektubu yazarken kullanabileceğiniz bir metodoloji sağlanıyor, taslaklar, kendinize sormanız gereken sorularla ilgili. Bu konuda detaya girmeyeceğim, ilgili iseniz okumanızı tavsiye ederim.

E Peki Niyet Maili Nedir?

Eğer resmi başvuru kanalları yerine, özel bir şekilde maille başvuruyorsanız, o zaman ilk yazdığınız mailin dikkate alınması için özel çaba göstermeniz gerekli. Maili yazarken, yine niyet mektubunda verdiğim şablonu kullanabilirsiniz, ancak dikkat etmeniz gereken şey bir mailin yarım sayfayı geçmemesi gerektiği.

Mailinize özgeçmişinizi ve niyet mektubunuzu da eklediğinize, göndermeye hazırsınız demektir. İlk önce niyet mektubunuzu yazıp, sonrasında ondan detayları çıkarıp, o şekilde bir mail hazırlayabilirsiniz. Okuyucuyu sıkmadığınızdan, detaylara boğmadığınızdan emin olun, mümkün olduğunca kısa ve öz bir şekilde derdinizi açıklamaya çalışın.

Yazdığınız mailin, kişiyle sizin aranızdaki ilk iletişim olduğunu, ilk izlenimlerin ikili iletişimde en önemli noktalardan birisi olduğunu unutmayın.

Bitiş

Başlangıcında planladığım gibi bir yazı olmadı, yazarken birden fazla kez karar değiştirdim ne yazacağım ile ilgili, dolayısıyla yazıda anlamsal kopukluklar olma ihtimali var, bunun için sizden özür diliyorum . Özgeçmiş yazısında da bahsettiğim gibi, gerek yurt dışı gerek yurt içi başvurularda niyet mektupları ve özgeçmişlerin düzenlenmesi, yorumlanması ve hazırlanması üzerine amatör bir danışmanlık hizmeti başlattım. Eğer ilgilenirseniz, veyahut başka herhangi bir sorunuz var ise, benimle [email protected] üzerinden iletişime geçebilirsiniz.